TUGAS KE-3 TEORI ORGANISASI UMUM 1

TUGAS KE-3 (TEORI ORGANISASI UMUM 1)

Menurut Keith Davis komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dan pengertian dari satu orang ke orang yang lain. Menurut Chester I Barnard komunikasi adalah suatu alat di mana orang-orang yang bersangkutan saling berhubungan satu sama lain dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan umum. Menurut Koontz O’Donnell komunikasi adalah sebagai suatu pemindahan informasi dari satu orang ke orang yang lain. Sedangkan menurut saya komunikasi dibagi menjadi dua bagian, yaitu :

a. Komunikasi satu arah

Terjadi penyampaian informasi antara pemberi informasi kapada penerima informasi.

b. Komunikasi dua arah

Terjadi pertukaran informasi antara pemberi informasi dan penerima informasi.

Unsur-unsur dalam komunikasi adalah :

a. Ada pemberi informasi (sender)

b. Ada penerima informasi (receiver)

c. Ada informasi yang akan disampaikan.

Untuk menyalurkan ide melalui komunikasi harus melalui tahapan-tahapan berikut :

a. Pemberi informasi memiliki idea atau suatu gagasan

b. Setelah itu pemberi informasi merumuskan ide tersebut ke dalam kata-kata, maupun gambar.

c. Menyalurkan informasi tersebut.

d. Informasi diterima oleh penerima informasi.

e. Penerima informasi menerima ide yang disampaikan oleh pemberi informasi.

f. Penerima informasi melakukan tindakan berdasarkan ide si pemberi informasi.

Hambatan-hambatan dalam komunikasi, yaitu :

a. Si pemberi informasi tidak dapat menyampaikan informasi secara jelas.

b. Adanya konflik antara pemberi informasi dan penerima informasi.

c. Jika komunikasi dilakukan secara tidak langsung, kerusakan pada media penyampaian informasi dapat menghambat komunikasi.

d. Adanya perbedaan kemampuan atau keahlian antara pemberi informasi dan penerima informasi, sehingga si penerima informasi tidak mengerti dengan informasi yang disampaikan.

Klasifikasi komunikasi dalam organisasi :

a. Komunikasi langsung

Komunikasi yang dilakukan tanpa melalui media perantara. Contoh : seorang manajer memberikan instruksi kepada pegawainya saat rapat.

b. Komunikasi tidak langsung

Komunikasi yang dilakukan melalui media perantara. Contoh : penyiaran berita melalui media televise atau radio.

c. Komunikasi horizontal

Komunikasi ini terjadi apabila pesan, berita laporan maupun informasi yang disampaikan bertujuan untuk menjalin hubungan baik dengan sesama karyawan maupun bertujuan untuk melakukan koordinasi dalam bekerja sama. Contoh : seorang karyawan memberikan informasi mengenai pekerjaan kepada karyawan baru.

d. Komunikasi formal

Komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan bahasa Indonesia baku. Contoh : seorang karyawan ingin menyampaikan laporan kepada atasannya.

e. Komunikasi informal

Komunikasi yang dilakukan dengan tidak menggunakan bahasa Indonesia baku, melainkan bahasa pergaulan sehari-hari. Contoh : komunikasi antar teman/sahabat.

Faktor-faktor perubahan organisasi, yaitu :

a. Faktor intern

-  Terhambatnya komunikasi antara anggota organisasi

-  Adanya konflik antar anggota sehingga menghambat kerja sama.

-  Adanya masalah keuangan

b. Faktor ekstern

-  Perubahan lingkungan seperti perkembangan teknologi

-  Perubahan minat masyarakat.

Proses terjadinya suatu perubahan di dalam organisasi meliputi enam tahap, hal ini diungkapkan oleh L.C. Megginson, Donald C.M. dan Paul H.P.,Jr. seperti dikutip oleh T.Hani Handoko. Adapun tahap-tahap tersebuat adalah sebagai berikut:

1)  Tekanan dan Desakan.

Pada tahap ini manajemen tingkat atas mulai merasakan adanya masalah, tekanan, desakan dan kebutuhan akan suatu perubahan. Hal ini ditandai dengan adanya penurunan produktivitas, volume penjualan dan laba, perputaran tenaga kerja tinggi dan kalahnya persaingan produk dipasaran, dan sebagainya.

2) Intervensi dan Reorientasi.

Setelah merasakan adanya tekanan dan desakan, para manajer mulai mencoba berusaha menyelesaikannya dengan mencari dan menentukan serta merumuskan permasalahan, untuk itu mereka biasanya menyewa seseorang atau beberapa konsultan atau bisa juga pihak internal (karyawan perusahaan) sebagai pengantar perubahan. 

3)  Diagnosa dan Pengenalan Masalah.

Pada tahap ini pengantar perubahan mulai mengumpulkan berbagai informasi (data), kemudian menganalisanya. Masalah yang paling penting dikenali dan diperhatikan untuk dipecahkan.

4)   Penemuan dan Komitmen penyelesaian

Pada tahap ke empat ini, pengantar perubahan dan merangsang pemikiran, kretivitas serta mulai meninggalkan “metode-metode kerja lama”, menggantinya dengan mtode-metode baru yang lebih afektif. Begitu juga untuk penyesuaian dibuatlah rencana program-program latihan, keterampilan, peningkatan wawasan, dll.

5)   Percobaan dan Pencarian Hasil.

Setelah alternatif terbaik untuk penyelesaian ditemukan dan dikembangkan, selanjutnya diadakan percobaan penerapannya untuk diketahui hasilnya.

6)   Penguatan dan Penerimaan.

Pada tahap ini, setelah penerapan program-program kegiatan dalam rangka penyesuaian dengan perubahan ataupun pengembangannya telah berhasil dan sesuai dengan keinginan, maka kegiatan untuk perubahan tersebut diusahakan harus diterima oleh para karyawan dan menjadi penguat yang dapat mengikat semua karyawan pada perubahan.

Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1. Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat tentang permasalahan yang dihadapi oleh organisasi.

2. Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi.

3. Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.

4.  Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.

5. Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.

6.  Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.

Ada berbagai teknik yang dirancang para ahli, dengan tujuan meningkatkan kemampuan berkomunikasi serta bekerja secara efektif, antar-individu maupun antar-kelompok dalam organisasi. Beberapa teknik yang sering digunakan berikut ini.

1. Sensitivity training, merupakan teknik OD yang pertama diperkenalkan dan ayang dahulu paling sering digunakan. Teknik ini sering disebut juga T-group. Dalam kelompok kelomok T (singkatan training) yang masing masing terdiri atas 6 – 10 peserta, pemimpin kelompok (terlatih) membimbing peserta meningkatkan kepekaan (sensitivity) terhadap orang lain, serta ketrampilan dalam hubunga antar-pribadi.

2. Team Building, adalah pendekatan yang bertujuan memperdalam efektivitas serta kepuasaan tiap individu dalam kelompok kerjanya atau tim. Teknik team building sangat membantu meningkatkan kerjasama dalam tim yang menangani proyek dan organisasinya bersifat matriks.

3. Survey feedback. Dalam teknik sruvey feedback. Tiap peserta diminta menjawab kuesioner yang dimaksud untuk mengukur persepsi serta sikap mereka (misalnya persepsi tentang kepuasan kerja dan gaya kepemimpinan mereka). Hasil surveini diumpan balikkan pada setiap peserta, termasuk pada para penyelia dan manajer yang terlibat. Kegiatan ini kemudian dilanjutkan dengan kuliah atau lokakarya yang mengevaluasi hasil keseluruhan dan mengusulkan perbaikan perbaikan konstruktif.

4. Transcational Analysis (TA). TA berkonsentrasi pada gaya komunikasi antar-individu. TA mengajarkan cara menyampaikan pesan yang jelas dan bertanggung jawab, serta cara menjawab yang wajar dan menyenangkan. TA dimaksudkan untuk mengurangi kebiasaan komunikasi yang buruk dan menyesatkan.

5. Intergroup activities. Fokus dalam teknik intergroup activities adalah peningkatan hubungan baik antar-kelompok.Ketergantungan antar kelompok , yang membentuk kesatuan organisasi, menimbulkan banyak masalah dalam koordinasi. Intergroup activities dirancang untuk meningkatkan kerjasama atau memecahkan konflik yang mungkin timbul akibat saling ketergantungan tersebut.

6. Proses Consultation. Dalam Process consultation, konsultan OD mengamati komunikasi , pola pengambilan keputusan , gaya kepemimpinan, metode kerjasama, dan pemecahan konflik dalam tiap unit organisasi. Konsultan kemudian memberikan umpan balik pada semua pihak yang terlibat tentang proses yang telah diamatinya , serta menganjurkan tindakan koreksi.

7. Grip OD. Pendekatan grip pada pengembangan organisasi di dasarkan pada konsep managerial grip yang diperkenalkan oleh Robert Blake dan Jane Mouton. Konsep ini mengevaluasi gaya kepemimpinan mereka yang kurang efektif menjadi gaya kepemimpinan yang ideal, yang berorientasi maksimum pada aspek manusia maupun aspek produksi.

8. Third-party peacemaking. Dalam menerapkan teknik ini, konsultan OD berperan sebagai pihak ketiga yang memanfaatkan berbagai cara menengahi sengketa, serta berbagai teknik negosiasi untuk memecahkan persoalan atau konflik antar-individu dan kelompok.

Kepemimpinan (leadership) adalah sifat atau perilaku yang dapat memberikan pengarahan kepada seseorang untuk mencapai suatu tujuan, dan dapat mengambil keputusan.

Tipe-tipe kepemimpinan adalah :

a. Otokratis, mempunyai ciri-ciri :

-  Semua penentuan kebijakan dilakukan oleh pimpinan.

-  Teknik-teknik dan langkah-langkah kegiatan didikte oleh atasan setiap waktu.

-  Pemimpin biasanya mendikte tugas kerja bersama setiap anggota.

-  Pemimpin cenderung menjadi pribadi dalam pujian dan kecamannya terhadap kerja setiap anggota.

b. Demokratis, mempunyai ciri-ciri :

-  Semua kebijakan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pemimpin.

-  Kegiatan-kegiatan didiskusikan, langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan bila dibutuhkan petunjuk-petunjuk teknis, pemimpin mengarahkan dua atau lebih alternatif prosedur yang dapat dipilih.

-  Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dan pembagian tugas ditentukan oleh kelompok.

-   Pemimpin adalah obyektif atau “fact minded”.

c. Laissez Faire, mempunyai ciri-ciri :

- Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pemimpin.

-  Bahan-bahan yang bermacam-macam disediakan oleh pemimpin yang membuat orang selalu siap bila dia akan memberikan informasi pada saat ditanya.

-   Sama sekali tidak ada partisipasi dari pemimpin dalam penentuan tugas.

-   Kadang-kadang memberi komentar spontan terhadap kegiatan anggota.

Teori-teori kepemimpinan, antara lain :

1. Teori Genetie: bahwa penganut teori ini mengatakan bahwa seorang pemimpin akan karena ia telah dilahirkan dengan bakat pemimpin.

2. Teori Sosial: Jika teori genetis mengatakan bahwa “leaders are born and not made”, maka penganut-penganut sosial mengatakan sebaliknya yaitu : “Leaders are made and not born”. Penganut-penganut teori ini berpendapat bahwa etiap orang akan dapat menjadi pemimpin apabila diberi pendidikan dan kesempatan untuk itu.

3. Teori Ekologis: Teori ini merupakan penyempurnaan dari kedua teori genetis dan teori sosial. Penganut-penganut teori ini berpendapat bahwa seseorang hanya dapat menjadi pemimpin yang baik apabila pada waktu lahir nya telah memiliki bakat-bakat kepemimpinan, yang mana bakat tadi kemudian dikembangkan melalui pendidikan yang teratur dan pengalaman-pengalaman yang memungkinkan nya untuk mengembangkan lebih lanjut bakat-bakat yang memang telah dimiliki.

Dikutip :

Buku Pengantar Organisasi dan Metode Pengarang : Widyatmini

http://idadwiw.wordpress.com/2011/12/18/faktor-faktor-perubahan-organisasi/

http://biruteknologi.blogspot.com/2014/01/proses-perubahan-organisasi.html
http://earthlovesun.blogspot.com/2011/12/ciri-ciri-pengembangan-organisasi-dan.html